Conhecimentos sobre Fornecedores

De alguns fornecedores, os documentos chegam regularmente e o modelo comete os mesmos erros: confunde o nome, pega o símbolo variável de outro lugar, lê o preço antes do desconto. Quando você corrige um desvio durante a verificação, o aplicativo retira o conhecimento da correção e o repassa ao modelo no próximo documento do mesmo fornecedor.

Nada precisa ser configurado. Os conhecimentos surgem automaticamente a partir das correções e você os encontra em Configurações → Conhecimentos sobre Fornecedores. Essa função também pode ser desativada. O nome do fornecedor leva à aba Contraparte, onde, ao lado dos conhecimentos, estão seus documentos e contas conhecidas.

O conhecimento pertence ao emissor do documento. Na fatura emitida, é a sua própria empresa: o conhecimento é sobre o modelo do documento, não sobre quem foi emitido.

Dois tipos de conhecimentos

Valor permanente é algo que o fornecedor tem o mesmo em cada documento: nome com a diacritica correta, DIČ, moeda. Surge quando você corrige um valor para o que já está em outro documento finalizado do mesmo fornecedor. Para qualquer fornecedor do qual você tem apenas um documento até agora, portanto, um valor permanente não surgirá; virá com o próximo documento.

Nome, IČO, DIČ e moeda são memorados já na primeira correção. O fornecedor tem sempre os mesmos, então não há por que esperar pelo segundo documento. A única condição é: o valor corrigido deve estar realmente no documento. Para a moeda, basta que o documento a mencione de qualquer forma: a correção de "Kč" para "CZK" será memorizada, mesmo que "CZK" não esteja literalmente no documento. Erros de digitação ou valores escritos como teste não serão memorizados, e se o modelo leu diretamente do rótulo que tem o mesmo nome do campo (DIČ: para DIČ), assume-se que leu corretamente. Isso se aplica a tipos de documentos do sistema; para o esquema próprio, o aplicativo não sabe qual campo é qual.

Para outros campos, a primeira correção não é memorizada. De uma correção, não é possível saber se o valor do fornecedor é permanente ou pertence apenas a este documento, como seu número ou data. Se o modelo cometer o mesmo erro em outro documento do mesmo fornecedor e você corrigir para o mesmo, o conhecimento surgirá.

Onde o fornecedor fornece a informação é um conhecimento sobre o lugar: "o símbolo variável está na descrição Referência, não em Número do pedido". O valor é diferente em cada documento, o erro é o mesmo. Surge imediatamente na primeira correção e não é gerado pela inteligência artificial: o aplicativo encontra no texto do documento a descrição, onde o valor está, e copia. Surge apenas a partir de uma correção que pode ser comprovada pelo documento:

• o modelo pegou um dado diferente, que também está no documento, como número do pedido em vez do símbolo variável ou data de emissão em vez de vencimento,
• o modelo ignorou um dado: o campo ficou vazio e o valor que você completou está no documento,
• o modelo preencheu um campo que você apagou, com algo que está no documento em outra descrição.

A descrição é considerada apenas quando está na mesma linha que o valor e é separada por dois pontos ("Referência: 8812345"). Onde não é possível encontrar de forma confiável assim, o conhecimento não surge. Melhor nenhum do que um ruim, pois isso influencia o modelo em cada próximo documento do fornecedor.

O conhecimento sobre o lugar, por outro lado, não surge:

• de uma correção de leitura, ou seja, quando o modelo estava no dado correto e apenas o leu incorretamente: dígito trocado, acento faltando, final do nome cortado. Na próxima vez, o erro será em outro lugar,
• de um valor que não está no documento. Se você escrever algumas letras no campo de teste, o aplicativo não aprenderá nada com isso,
• quando o modelo pegou o valor diretamente da descrição que se chama como aquele campo. O documento diz "Símbolo variável: 23501" e o modelo colocou 23501 no símbolo variável, então fez o que deveria. Se você reescrever isso, por exemplo, com um número de telefone, não diz nada sobre o fornecedor.

Linhas de itens são o único lugar onde a frase é formulada pelo modelo, como "o preço após desconto está na coluna Preço". Não é possível montar isso a partir das descrições. Mesmo aqui a correção deve ser comprovada pelo documento: uma linha foi adicionada ou removida, ou no documento está o preço que o modelo pegou, e aquele que você confirmou. Uma descrição de item alterada ou um número que não está no documento não chega ao modelo, e uma correção comprovada pode ser marcada pelo modelo como única.

Em cada conhecimento, há um link para o documento cuja correção deu origem a ele.

Como o conhecimento é utilizado

No próximo documento, o fornecedor é identificado pelo IČO no texto do documento, e onde não tem IČO, pelo nome. Os conhecimentos então vão para o modelo como ajuda, assim como a transcrição de OCR. O documento sempre tem prioridade: se nele está algo diferente do que diz o conhecimento, o modelo lê novamente do lugar e devolve o que realmente está no documento. Um fornecedor que mudou de nome ou alterou o modelo da fatura será processado corretamente.

O conhecimento é válido apenas para o tipo de documento do qual surgiu. Fatura e recibo têm campos diferentes.

O documento, do qual o modelo recebeu ajuda, tem na lista o rótulo Com ajuda, assim é possível filtrar todos de uma vez. O rótulo é automático como Nota de crédito: pode ser renomeado, reformatado ou excluído, e depois de excluído, não será mais adicionado.

Quais conhecimentos eram esses, você pode ver na janela do documento na aba Detalhes: a caixa Modelo recebeu ajuda mostrará quais conhecimentos eram. Vale o que o modelo recebeu durante o processamento, mesmo que você tenha excluído o conhecimento ou ele tenha mudado a partir de uma nova correção. Em um documento sem ajuda, ou seja, na maioria, a caixa não está presente. O contador usado em N documentos nas configurações conta a mesma coisa: apenas documentos cujo fornecedor é realmente o conhecimento.

O que não é memorizado

• Número da conta, embora seja o mais constante do fornecedor. O golpe mais comum com faturas é um fornecedor conhecido com um número de conta diferente, e a ajuda "a conta costuma ser essa" poderia encobrir tal mudança. Portanto, a conta sempre é lida do documento.
• Números: valores, quantidades ou taxas. Mesmo que a quantia seja a mesma a cada mês, deve ser lida do documento, e não lembrada.
• Correções em faturas eletrônicas (ISDOC). O modelo não as leu, chegaram como dados.

Gestão nas configurações

O conhecimento aparece na lista alguns segundos após a confirmação da correção, é gerado em segundo plano.

Em cada conhecimento, você vê o campo ao qual se refere, em quantos documentos foi usado e quantas vezes você corrigiu esse campo. Um conhecimento que não ajuda é identificado pelo segundo número.

Os conhecimentos não podem ser editados, apenas excluídos. Eles vão para o input do modelo, e isso deve permanecer sob controle: é gerado apenas a partir do que você realmente corrigiu no documento. Se você excluir o conhecimento e o modelo continuar cometendo erros, um novo surgirá a partir da próxima correção. Se você corrigir o campo, mesmo através do conhecimento, ele será substituído por um novo; um valor permanente que você substituir por outro será esquecido.

Para um único fornecedor e tipo de documento, são mantidos no máximo dez conhecimentos. Quando outro é adicionado, o que foi menos alterado será removido. O número de fornecedores não é limitado.

O conhecimento é sobre o fornecedor, não sobre o documento do qual surgiu. Se você excluir esse documento, seja para a lixeira ou permanentemente, o conhecimento permanece e é usado novamente; na lista, ele apenas perde o link para o documento. O mesmo se aplica quando o documento desaparece após o período de retenção. Para o conhecimento que você não deseja, exclua-o aqui nas configurações.

A criação e a exclusão de um conhecimento podem ser encontradas na atividade.

Desativação

O interruptor no cabeçalho da seção desativa ambos de uma vez: novos conhecimentos deixam de ser gerados e os armazenados deixam de ser repassados ao modelo. Isso se aplica imediatamente, inclusive para documentos que já estão na fila. Os conhecimentos armazenados, no entanto, não desaparecem. Permanecem na lista, podem ser excluídos e, quando ativados novamente, serão utilizados novamente, sem necessidade de reaprendizado.

Isso é útil se você suspeitar que algum conhecimento está prejudicando o modelo e deseja verificar: desative, deixe o documento ser processado novamente e compare. A ativação e a desativação são registradas na atividade.

Quando o conhecimento não surge ou não é utilizado

• Os conhecimentos estão desativados nas configurações.
• O documento foi confirmado sem alteração. Não há o que aprender.
• O fornecedor não está no documento (IČO e nome estão ausentes), tipicamente em um esquema próprio que não tem esses campos.
• O conhecimento sobre o lugar precisa de texto no documento. Uma foto processada com o OCR desligado não tem nenhum; valores permanentes podem surgir dela, mas o conhecimento sobre o lugar não. Pelo mesmo motivo, não é possível identificar o fornecedor a partir de tal foto e os conhecimentos não são aplicados a ela.
• O documento não precisava ser verificado. O aprendizado ocorre apenas com o que você corrige durante a verificação, portanto, com a verificação desligada, os conhecimentos não aumentam.

Em uma pasta compartilhada, o conhecimento pertence ao proprietário do documento, mesmo que a verificação tenha sido feita por um convidado.