فراہم کنندگان کے بارے میں معلومات
بہت سے فراہم کنندگان سے دستاویزات باقاعدگی سے آتی ہیں اور ان پر ماڈل ہمیشہ اسی طرح غلطی کرتا ہے: نام کو غلط پیش کرتا ہے، متغیر علامت کو کسی اور جگہ سے لیتا ہے، قیمت کو رعایت سے پہلے پڑھتا ہے۔ جب آپ اس طرح کی غلطی کو چیک کرتے ہوئے ٹھیک کرتے ہیں، تو ایپلیکیشن اس اصلاح سے معلومات لیتی ہے اور اسی فراہم کنندہ کی اگلی دستاویز پر اسے ماڈل کو منتقل کرتی ہے۔
کچھ سیٹنگ کرنے کی ضرورت نہیں ہے۔ معلومات خود بخود اصلاحات سے بنتی ہیں اور آپ انہیں سیٹنگز → فراہم کنندگان کے بارے میں معلومات میں تلاش کر سکتے ہیں۔ یہی پورا فنکشن بند بھی کیا جا سکتا ہے۔ فراہم کنندہ کا نام پرانے فریقین کے ٹیب پر لے جاتا ہے، جہاں معلومات کے ساتھ اس کی دستاویزات اور جانا پہچانا اکاؤنٹس بھی ہیں۔
معلومات اس شخص کی ہے جس نے دستاویز جاری کی۔ جاری کردہ انوائس کے لیے یہ آپ کی اپنی کمپنی ہے: معلومات دستاویز کے سانچے کے بارے میں ہیں، نہ کہ اس کے بارے میں کہ یہ کس کے لیے جاری کی گئی ہے۔
معلومات کی دو اقسام
مستقل قیمت وہ چیز ہے جو فراہم کنندہ ہر دستاویز پر ایک جیسی رکھتا ہے: صحیح دیاکریٹک کے ساتھ نام، DIČ، کرنسی۔ یہ اس وقت بنتی ہے جب آپ قیمت کو اس چیز پر درست کرتے ہیں جو پہلے ہی اسی فراہم کنندہ کی کسی دوسری مکمل دستاویز پر موجود ہیں۔ جس فراہم کنندہ سے آپ نے ابھی تک صرف ایک دستاویز حاصل کی ہے، اس کے لیے مستقل قیمت نہیں بنے گی؛ یہ اگلی دستاویز کے ساتھ آئے گی۔
نام، IČO، DIČ اور کرنسی پہلی اصلاح سے ہی یاد رکھے جاتے ہیں۔ یہ فراہم کنندہ کے لیے ہمیشہ ایک جیسے ہوتے ہیں، لہذا دوسرے دستاویز پر انتظار کرنے کی کوئی ضرورت نہیں۔ شرط ایک ہی ہے: اصلاح کردہ قیمت واقعی دستاویز پر ہونی چاہیے۔ کرنسی کے لیے یہ کافی ہے کہ وہ دستاویز پر کسی بھی شکل میں موجود ہو: "Kč" کو "CZK" میں تبدیل کرنے پر یاد رکھا جائے گا، چاہے "CZK" دستاویز پر نہیں بھی ہو۔ غلط ٹائپ کردہ قیمت یا تجرباتی طور پر داخل کردہ قیمت یاد نہیں رکھی جائے گی، اور اگر ماڈل براہ راست اس لیبل سے پڑھتا ہے جو اس فیلڈ کے نام کی طرح ہوتا ہے (DIČ: میں DIČ)، تو سمجھا جاتا ہے کہ اس نے صحیح پڑھا ہے۔ یہ نظامی نوعیت کی دستاویزات پر لاگو ہوتا ہے؛ ایپلیکیشن اپنے مرضی کے اسکیمے میں نہیں جانتی کہ کون سا فیلڈ کیا ہے۔
باقی فیلڈز پر پہلی اصلاح یاد نہیں رکھی جاتی۔ ایک اصلاح سے پتہ نہیں چلتا کہ آیا فراہم کنندہ کی قیمت مستقل ہے، یا یہ صرف اس مخصوص دستاویز کے لیے ہے جیسے اس کا نمبر یا تاریخ۔ جب ماڈل اسی فراہم کنندہ کی اگلی دستاویز پر اسی طرح غلطی کرتا ہے اور آپ اسے دوبارہ درست کرتے ہیں، تو معلومات مل جاتی ہیں۔
جہاں فراہم کنندہ یہ معلومات دیتا ہے وہ جگہ کی معلومات ہے: "متغیر علامت کو حوالہ کے لیبل کے تحت ہونا چاہئے، نمبر آرڈر کے نیچے نہیں"۔ قیمت ہر دستاویز پر مختلف ہوتی ہے، غلطی ایک ہی رہتی ہے۔ یہ پہلی اصلاح سے ہی بنتی ہے اور اسے مصنوعی ذہانت نہیں لکھتی: ایپلیکیشن دستاویز کے متن میں اس لیبل کو تلاش کرتی ہے جس کے ساتھ قیمت موجود ہے، اور اسے نقل کرتی ہے۔ یہ صرف اس اصلاح سے بنتی ہے جس کی دستاویز کے ساتھ تصدیق کی جا سکتی ہے:
- ماڈل نے دوسرا ڈیٹا لیا، جو کہ دستاویز پر بھی موجود ہے، جیسے متغیر علامت کے بجائے آرڈر نمبر یا تاریخ جاری کرنے کے بجائے تاریخ ادائیگی،
- ماڈل نے معلومات نظرانداز کی: فیلڈ خالی چھوڑ دیا اور وہ قیمت جو آپ نے شامل کی، دستاویز پر موجود ہے،
- ماڈل نے فیلڈ کو مٹا دیا جو آپ نے کو جھوٹی معلومات سے بھر دیا، جو کہ دستاویز پر دوسرے لیبل کے تحت ہے۔
لیبل صرف اس وقت لیا جاتا ہے جب یہ قیمت کے ساتھ ایک ہی لائن پر ہے اور ان کے درمیان کالن ہو ("حوالہ: 8812345")۔ جہاں ایسا کرنا قابل اعتماد نہ ہو، وہاں معلومات نہیں بنتی۔ برا معلومات سے بہتر یہ ہے کہ ماڈل کو ہر بار مزید بڑی دستاویزات کے لئے معلومات نہ دیں۔
دوسری طرف معلومات کی جگہ نہیں بنتی:
- پڑھنے کی اصلاح سے، یعنی جب ماڈل درست معلومات پر کھڑا تھا اور صرف اسے غلط پڑھا: عدد کی تبدیلی، غائب ہونا، نام کا کٹ جانا۔ اگلی بار غلطی کہیں اور ہوگی،
- ایسی قیمت جو دستاویز پر بالکل نہیں ہے۔ جب آپ ایک تجرباتی فیلڈ میں چند حروف لکھتے ہیں، تو ایپلیکیشن اس سے کچھ نہیں سیکھے گی،
- جب ماڈل نے براہ راست اس لیبل سے قیمت لی جو اس فیلڈ کے نام کی طرح ہوتا ہے۔ دستاویز کہتا ہے "متغیر علامت: 23501" اور ماڈل نے 23501 کو متغیر علامت میں ڈال دیا، لہذا اس نے صحیح کیا۔ اگر آپ اسے کسی دوسرے ٹیلی فون نمبر سے دوبارہ لکھتے ہیں، تو یہ فراہم کنندہ کی کوئی معلومات نہیں دیتی۔
آئٹمز کی لائنیں وہ واحد جگہ ہیں جہاں ماڈل جملہ بناتا ہے، مثلاً "رعایت کے بعد کی قیمت کالم قیمت میں ہے"۔ ان لیبلز کو جوڑا نہیں جا سکتا۔ یہاں بھی، اصلاح کو دستاویز سے ثابت ہونا چاہئے: یا تو کوئی لائن بڑھ گئی یا کم ہوئی، یا دستاویز پر وہ قیمت موجود ہے جو ماڈل نے لی ہے، اور وہ بھی جس کی آپ نے تصدیق کی۔ پرانی قیمت کا نام یا ایسی قیمت جو کبھی دستاویز پر نہیں ہے، ماڈل تک نہیں پہنچے گی، اور ماڈل ایسی ثابت اصلاح کو بھی ایک وقتی قرار دے سکتا ہے۔
ہر معلومات کے ساتھ سیٹنگ میں اس دستاویز کا لنک ہے جس کی اصلاح سے وہ بنی۔
معلومات کا استعمال کیسے ہوتا ہے
اگلی دستاویز پر فراہم کنندہ کا پتہ IČO کے ذریعے دستاویز کے متن میں کیا جاتا ہے، اور جہاں IČO نہیں ہے، وہاں نام کے ذریعے۔ معلومات پھر ماڈل کو مدد کے طور پر دے دی جاتی ہیں، جیسے OCR سے تحریر۔ دستاویز ہمیشہ غالب رہتی ہے: جب اس پر کچھ مختلف ہوتا ہے، جو معلومات کہتی ہے، تو ماڈل اسے دوبارہ پڑھتا ہے اور وہی دیتا ہے جو دستاویز پر واقعی ہے۔ فراہم کنندہ اگر اپنا نام تبدیل کرتا ہے یا انوائس کے سانچے کو بدلتا ہے، تو وہ صحیح طریقے سے پروسیس ہوگا۔
معلومات صرف وہ دستاویز کے قسم کے لیے مؤثر ہوتی ہیں، جس سے وہ بنی۔ انوائس اور رسید کی مختلف فیلڈز ہیں۔
دستاویز جس پر ماڈل نے مدد حاصل کی ہے، اس میں ایک لیبل سہولت کے ساتھ موجود ہے، لہذا ان سب کو ایک ساتھ فلٹر کیا جا سکتا ہے۔ یہ لیبل کریڈٹ نوٹ کی طرح خودکار ہوتا ہے: اسے نام تبدیل کیا جا سکتا ہے، رنگ تبدیل کیا جا سکتا ہے اور مٹایا جا سکتا ہے، اور مٹائے جانے کے بعد وہ مزید شامل نہیں ہوگا۔
جو کچھ معلومات تھیں، آپ انہیں دستاویز کے ونڈو میں تفصیلات کے ٹیب میں جانچ سکتے ہیں: ماڈل کو مدد ملی باکس یہ معلومات بتائے گا۔ یہ وہی معلومات ہیں جو ماڈل نے پروسیسنگ کے دوران حاصل کی، چاہے آپ نے اس کے درمیان معلومات کو مٹا دیا ہو یا مزید اصلاح کے ساتھ تبدیل کر دیا ہو۔ بغیر مدد کے دستاویز میں، یعنی اکثریت میں، باکس نہیں ہوتا۔ N دستاویزات میں استعمال کیا کا شمار اسی چیز کو شمار کرتا ہے: صرف وہ دستاویزات جو واقعی فراہم کنندہ کے لیے معلومات ہیں۔
کیا یاد نہیں رکھا جاتا
- بینک اکاؤنٹ نمبر، حالانکہ یہ فراہم کنندہ کے لیے سب سے مستقل ہے۔ انوائس کے ساتھ سب سے زیادہ عام دھوکہ یہ ہے کہ جانا پہچانا فراہم کنندہ ہو لیکن دوسرے بینک اکاؤنٹ نمبر کے ساتھ، اور مدد "اکاؤنٹ یہ ہوتا ہے" ایسا تبدیلی چھپا سکتی ہے۔ اکاؤنٹ ہمیشہ دستاویز سے پڑھا جاتا ہے۔
- نمبر: رقم، مقدار یا شرحیں۔ حالانکہ ہر ماہ ایک ہی مقررہ رقم ہوتی ہے، اسے ہمیشہ دستاویز سے پڑھا جانا چاہئے، یاد رکھا نہیں جانا چاہئے۔
- الیکٹرانک انوائس پر اصلاحات (ISDOC). ان کا ماڈل نے نہیں پڑھا، یہ ڈیٹا کے طور پر آئے ہیں۔
سیٹنگز میں انتظام
معلومات کو چیک کرنے کی تصدیق کے چند سیکنڈ بعد وہ فہرست میں ظاہر ہوں گی، یہ پس منظر میں بنتی ہیں۔
ہر معلومات کے ساتھ آپ دیکھتے ہیں کہ یہ کس فیلڈ سے متعلق ہے، اس کے کتنے دستاویزات میں استعمال ہوا ہے اور آپ نے کتنی بار اس فیلڈ کو اس کے ساتھ درست کیا ہے۔ آپ معلومات جس کی مدد نہیں کر رہا ہے اس کا پتہ دوسرے نمبر کی بنیاد پر لگا سکتے ہیں۔
معلومات تبدیل نہیں کی جا سکتیں، صرف مٹائی جا سکتی ہیں۔ یہ ماڈل کے لیے ان پٹ ہوتی ہیں، اور یہ کنٹرول میں رہنا ضروری ہے: یہ صرف اس سے بنتی ہے جو آپ نے دستاویز پر واقعی درست کیا ہے۔ اگر آپ معلومات کو مٹا دیتے ہیں اور ماڈل دوبارہ غلطی کرتا ہے، تو ایک نئی اصلاح سے معلومات بنتی ہیں۔ اگر آپ معلومات کو بھی بدلیں گے، تو یہ خود بخود نئی سے تبدیل ہو جائے گی؛ مستقل قیمت جسے آپ دوسری میں تبدیل کرتے ہیں وہ بھول جائے گی۔
ہر فراہم کنندہ اور دستاویز کی قسم کے لیے زیادہ سے زیادہ دس معلومات رکھی جا سکتی ہیں۔ اگر ایک نئی معلومات شامل کی جاتی ہے، تو سب سے زیادہ غیر تبدیل شدہ معلومات جگہ چھوڑ دیتی ہے۔ فراہم کنندگان کی تعداد کی کوئی حد نہیں ہے۔
معلومات فراہم کنندہ کے بارے میں ہیں، نہ کہ اس دستاویز کے بارے میں جس سے وہ بنی۔ جب آپ اس دستاویز کو مٹاتے ہیں، چاہے وہ کوڑے دان میں ہو یا مستقل طور پر، معلومات باقی رہتی ہیں اور مزید استعمال کی جاتی ہیں؛ فہرست میں صرف یہ دستاویز کا لنک کھو دیتی ہیں۔ یہی بات اس وقت بھی لاگو ہوتی ہے جب دستاویز ذخیرہ کرنے کی مدت گزرنے کے بعد غائب ہو جائے۔ اگر آپ معلومات نہیں چاہتے، تو انہیں یہاں سیٹنگز میں مٹا دیں۔
معلومات کی تشکیل اور مٹانے کے عمل کو آپ سرگرمی میں دیکھ سکتے ہیں۔
بند کرنا
ہیڈنگ میں سوئچ دونوں کو ایک ساتھ بند کر دیتا ہے: نئی معلومات بننا بند ہو جاتی ہیں اور محفوظ شدہ معلومات ماڈل کو فراہم کرنی بند ہوجاتی ہیں۔ یہ فوراً لاگو ہوتا ہے، چاہے وہ دستاویزات جو پہلے ہی قطار میں ہیں۔ محفوظ کردہ معلومات غائب نہیں ہوں گی۔ وہ فہرست میں رہتی ہیں، انہیں ابھی مٹا سکتے ہیں اور دوبارہ آن کرنے پر دوبارہ استعمال ہونا شروع ہوجاتی ہیں، کچھ دوبارہ سیکھنے کی ضرورت نہیں ہے۔
یہ اس وقت کام آتا ہے جب آپ کو شک ہو کہ کسی معلومات ماڈل میں نقصان دہ ہے اور آپ اسے جانچنا چاہتے ہیں: غلطی بند کریں، دستاویز کو دوبارہ پروسیس کریں اور موازنہ کریں۔ آن اور آف ہونا سرگرمی میں لکھا جاتا ہے۔
کب معلومات نہیں بنتی یا استعمال نہیں ہوتی
- معلومات سیٹنگز میں بند ہیں۔
- آپ نے دستاویز کو بغیر تبدیلی کے تصدیق کی ہے۔ سیکھنے کے لیے کچھ نہیں ہے۔
- دستاویز میں فراہم کنندہ نہیں ہے (IČO اور نام دونوں غائب ہیں)، عمومی طور پر اپنے مرضی کے اسکیمے میں، جو یہ فیلڈ نہیں رکھتی ہیں۔
- معلومات کی جگہ کو دستاویز کے متن کی ضرورت ہے۔ OCR کے بغیر پروسیس کی گئی تصویر میں کوئی نہیں ہے؛ اس سے مستقل قیمتیں بنتی ہیں، لیکن معلومات نہیں بنتی۔ اسی وجہ سے ایسی تصویر پر فراہم کنندہ کی شناخت نہیں کی جا سکتی اور معلومات اس پر لاگو نہیں کی جا سکتیں۔
- دستاویز کو چیک کرنے کی ضرورت نہیں ہوتی۔ یہ صرف اس چیز سے سیکھتا ہے جسے آپ جانچنے کے دوران درست کرتے ہیں، لہذا چیکنگ بند کرنے پر معلومات نہیں آتی۔
شیئر کی جانے والی فائل میں فراہم کنندہ کی معلومات دستاویز کے مالک کی ہوتی ہے، چاہے چیکنگ کا عمل کسی مہمان نے کیا ہو۔