Connaissances sur les fournisseurs

Des documents viennent régulièrement de certains fournisseurs et le modèle s'y trompe toujours de la même manière : il déforme le nom, prend le symbole variable dans un autre endroit, lit le prix avant réduction. Lorsque vous corrigez une telle erreur lors de la vérification, l'application prend la connaissance de la correction et la transmet au modèle pour le prochain document du même fournisseur.

Rien n'est configuré. Les connaissances se créent d'elles-mêmes à partir des corrections et vous les trouverez dans Paramètres → Connaissances sur les fournisseurs. Vous pouvez également désactiver toute la fonction là-bas. Le nom du fournisseur mène à l'onglet Contreparties, où se trouvent à côté des connaissances, ses documents et des comptes connus.

La connaissance appartient à celui qui a émis le document. Pour une facture émise, c'est votre propre entreprise : la connaissance concerne le modèle de document, et non la personne à qui il est destiné.

Deux types de connaissances

Valeur constante est quelque chose que le fournisseur a identique sur chaque document : nom avec la diacritique correcte, DIČ, monnaie. Elle est créée lorsque vous corrigez la valeur pour qu'elle corresponde à ce qui figure déjà sur un autre document terminé du même fournisseur. Pour un fournisseur dont vous n'avez pour l'instant qu'un seul document, la valeur constante ne sera donc pas créée ; elle viendra avec le document suivant.

Le nom, IČO, DIČ et la monnaie sont mémorisés dès la première correction. Ces éléments sont toujours identiques pour le fournisseur, il n'y a donc pas besoin d'attendre le deuxième document. La condition est unique : la valeur corrigée doit vraiment figurée sur le document. Pour la monnaie, il suffit qu'elle soit mentionnée sur le document sous n'importe quelle forme : la correction de « Kč » en « CZK » sera mémorisée, même si « CZK » n'est pas littéralement sur le document. Une faute de frappe ou une valeur écrite à titre d'essai ne seront pas mémorisées, et lorsque le modèle a lu directement à partir d'un label qui porte le même nom que le champ (DIČ: dans DIČ), il est considéré qu'il a bien lu. Cela s'applique aux types de documents système ; pour le schéma propre, l'application ne sait pas quel champ est lequel.

Pour les autres champs, la première correction n'est pas mémorisée. D'une correction, on ne peut pas déterminer si la valeur est constante pour le fournisseur, ou n'appartient qu'à ce document en tant que numéro ou date. Lorsque le modèle commet la même erreur sur un autre document du même fournisseur et que vous corrigez cela pour qu'il corresponde, une connaissance sera créée.

Où le fournisseur mentionne la donnée est une connaissance sur le lieu : « le symbole variable est sous l'étiquette Référence, non sous Numéro de commande. » La valeur est différente sur chaque document, l'erreur est la même. Elle naît dès la première correction et n'est pas écrite par l'intelligence artificielle : l'application trouve dans le texte du document l'étiquette où la valeur est située et l'écrit. Elle ne naît que d'une correction qui peut être prouvée par le document :

• le modèle a pris une autre donnée qui figure aussi sur le document, par exemple le numéro de commande au lieu du symbole variable, ou la date d'émission au lieu de la date d'échéance,
• le modèle a ignoré une donnée : il a laissé le champ vide et la valeur que vous avez ajoutée figure sur le document,
• le modèle a rempli un champ que vous avez effacé avec quelque chose qui figure sur le document sous une autre étiquette.

L'étiquette n'est retenue que si elle figure sur la même ligne que la valeur et qu'elle est séparée par deux points (« Référence : 8812345 »). Là où il n'est pas possible de trouver de manière fiable, aucune connaissance ne sera créée. Mieux vaut ne pas en créer que d'en créer une mauvaise, car cela se transmet au modèle pour chaque document futur du fournisseur.

Une connaissance sur le lieu ne sera pas créée :

• d'une correction de lecture, donc lorsque le modèle est resté sur la bonne donnée et l'a simplement mal lue : un chiffre inversé, un accent manquant, la fin du nom coupée. La prochaine fois, l'erreur sera ailleurs,
• d'une valeur qui n'apparaît pas du tout sur le document. Si vous écrivez quelques lettres dans le champ d'essai, l'application n'en tirera aucune leçon,
• lorsque le modèle a pris la valeur directement de l'étiquette qui porte le même nom que ce champ. Le document dit « Symbole variable : 23501 » et le modèle a mis 23501 dans le symbole variable, donc il a fait ce qu'il devait faire. Si vous le remplacez par un numéro de téléphone, cela ne dit rien sur le fournisseur.

Les lignes d'articles sont le seul endroit où la phrase est formulée par le modèle, par exemple « le prix après réduction est dans la colonne Prix ». On ne peut pas les assembler à partir des étiquettes. Même ici, la correction doit être prouvée par le document : une ligne a été ajoutée ou supprimée, ou le document contient le prix que le modèle a pris ainsi que celui que vous avez confirmé. Un nom d'article remplacé ou un numéro qui n'apparaît pas sur le document n'atteindra pas le modèle, et même une correction prouvée peut être marquée par le modèle comme étant ponctuelle.

Pour chaque connaissance, il y a dans les paramètres un lien vers le document dont la correction a donné naissance.

Comment la connaissance est utilisée

Pour le prochain document, le fournisseur est reconnu par l'IČO dans le texte du document, et là où il n'a pas d'IČO, par le nom. Les connaissances sont ensuite transmises au modèle comme aide, tout comme la transcription OCR. Le document a toujours la priorité : si quelque chose de différent est inscrit dessus, par rapport à ce que dit la connaissance, le modèle relit cet endroit sur le document et renvoie ce qui est réellement sur le document. Un fournisseur qui a changé de nom ou de modèle de facture sera donc traité correctement.

La connaissance ne s'applique qu'au type de document à partir duquel elle a été créée. Facture et reçu ont des champs différents.

Le document pour lequel le modèle a reçu l'aide a dans l'aperçu une étiquette Avec aide, vous permettant de filtrer tous en même temps. L'étiquette est automatique comme Note de crédit : elle peut être renommée, changée de couleur ou supprimée, et une fois supprimée, elle ne sera plus ajoutée.

Les connaissances correspondant à cela peuvent être aperçues dans la fenêtre du document dans l'onglet Détails : la boîte Le modèle a reçu de l'aide affichera quelles connaissances cela a été. Ce qui est valable est ce que le modèle a reçu lors du traitement, même si vous avez depuis supprimé la connaissance ou qu'elle a été modifiée par une autre correction. Pour un document sans aide, c'est-à-dire pour la plupart, il n'y a pas de boîte. Le compteur utilisé dans N documents dans les paramètres compte la même chose : seulement les documents dont le fournisseur est vraiment la connaissance.

Ce qui n'est pas mémorisé

• Numéro de compte, bien qu'il soit le plus constant chez le fournisseur. La fraude la plus courante avec les factures est un fournisseur bien connu avec un numéro de compte étranger, et l'aide « le compte est généralement celui-ci » pourrait masquer un tel changement. Le compte est donc toujours lu à partir du document.
• Nombres : montants, quantités ou taux. Même si le forfait est le même chaque mois, il doit être lu à partir du document, pas être rappelé.
• Corrections sur factures électroniques (ISDOC). Ces modèles n'ont pas été lus, elles sont arrivées sous forme de données.

Gestion dans les paramètres

La connaissance apparaît dans la liste quelques secondes après la confirmation de la vérification, elle est créée en arrière-plan.

Pour chaque connaissance, vous pouvez voir le champ auquel elle se rapporte, combien de documents elle a été utilisée et combien de fois vous avez corrigé le champ avec elle. Une connaissance qui n'aide pas se reconnaît par ce deuxième chiffre.

Les connaissances ne peuvent pas être modifiées, seulement supprimées. Elles vont dans les tâches pour le modèle, et cela doit rester sous contrôle : elle ne provient que de ce que vous avez réellement corrigé sur le document. Si vous supprimez une connaissance et que le modèle continue de faire des erreurs, une nouvelle connaissance sera créée à partir de la prochaine correction. Si vous corrigez le champ même avec la connaissance, elle sera remplacée par une nouvelle d'elle-même ; la valeur constante que vous remplacez par une autre sera oubliée.

Pour un seul fournisseur et un type de document, on conserve au maximum dix connaissances. Lorsqu'une autre est ajoutée, la plus ancienne et inchangée est remplacée. Il n'y a pas de nombre limité de fournisseurs.

La connaissance concerne le fournisseur, pas le document dont elle provient. Si vous supprimez ce document, que ce soit dans la corbeille ou définitivement, la connaissance reste et continue d'être utilisée ; dans la liste, elle perd simplement le lien avec le document. Cela s'applique également lorsque le document disparaît après la période de conservation. La connaissance que vous ne voulez pas, supprimez-la ici dans les paramètres.

La création et la suppression de connaissances peuvent être consultées dans l'activité.

Désactivation

Le commutateur dans l'en-tête de la section désactive les deux à la fois : de nouvelles connaissances cesseront d'être créées et celles stockées ne seront plus transmises au modèle. Cela s'applique immédiatement, même pour les documents qui sont déjà en attente dans la file d'attente. Les connaissances stockées ne disparaissent cependant pas. Elles restent dans la liste, peuvent toujours être supprimées et, une fois réactivées, seront à nouveau utilisées, rien n'a besoin d'être réappris.

Cela est utile si vous soupçonnez qu'une connaissance nuit au modèle et que vous voulez le vérifier : désactivez-le, laissez le document être traité à nouveau et comparez. L'activation et la désactivation sont enregistrées dans l'activité.

Quand une connaissance ne sera pas créée ou utilisée

• Les connaissances sont désactivées dans les paramètres.
• Vous avez confirmé le document sans modification. Il n'y a rien à apprendre.
• Le document n'a pas de fournisseur (manque d'IČO et de nom), typiquement dans un schéma propre, qui n'a pas ces champs.
• Une connaissance sur le lieu nécessite le texte du document. Une photo traitée avec OCR désactivé n'en a pas ; des valeurs constantes peuvent en être créées, mais pas de connaissance sur le lieu. Pour la même raison, il n'est pas possible de déterminer le fournisseur sur une telle photo, et les connaissances ne peuvent pas y être appliquées.
• Le document n'avait pas besoin d'être vérifié. Il n'apprend que de ce que vous corrigez lors de la vérification, donc avec le contrôle désactivé, aucune connaissance n'est ajoutée.

Dans un dossier partagé, la connaissance appartient au propriétaire du document, même si c'est un invité qui a effectué la vérification.