Découvertes et leurs solutions

Une découverte est une phrase sur ce qui ne correspond pas sur le document. Les découvertes ne sont pas comptées par le navigateur, mais par le serveur, donc elles se produisent aussi bien pour un document provenant d'un formulaire que pour celui reçu par API, et le client API les reçoit avec les données.

Types de découvertes

Chaque contrôle peut être désactivé dans les paramètres. Une fois désactivé, il n'est pas compté, donc le document ne finira pas non plus dans la file d'attente pour le contrôle.

Ce qu'une découverte ne fera jamais

Une découverte ne se corrige jamais d'elle-même. Là où cela peut être calculé, un bouton Corriger en avec une valeur sera proposé, mais vous devez la saisir. Pour l'IČO, la suggestion n'est pas proposée si elle ne peut être reconnue que par le chiffre de contrôle : celui-ci réussit à valider à peu près chaque onzième nombre aléatoire, donc une correction automatique pourrait produire un IČO valide mais étranger. Une telle erreur est pire qu'une incohérence visible, car personne ne la remarquera.

Une exception est l'entreprise dont le document porte aussi le DIČ. Le numéro fiscal de l'entreprise est CZ et son IČO, donc la valeur correcte se trouve à côté sur le document et rien n'a besoin d'être recalculé — là, la suggestion sera proposée. Pour un entrepreneur individuel, cela ne s'applique pas, car il a son numéro de sécurité sociale dans le DIČ, et donc l'IČO ne se compare pas au DIČ.

La suggestion est également absente là où le document se contredirait après son insertion. Pour la somme des articles sur un document où la base plus la taxe donne le montant total, l'insertion de la somme briserait cette relation — la découverte restera donc, mais la valeur ne sera pas proposée.

Articles répétés

Un document sur plusieurs pages répète parfois les mêmes articles deux fois sous des titres différents : une facture cloud a une répartition par services et ensuite encore une fois par comptes, la facture d'un opérateur par services et ensuite par numéros de téléphone. Le modèle reçoit les deux tableaux et les lit, donc chaque article est dans les données deux fois, la somme sera donc double et dans la comptabilité, cela serait comptabilisé deux fois.

Une découverte se produit seulement lorsque chaque article se répète le même nombre de fois et qu'il y a au moins trois articles différents. Un article en plus ou manquant et il n'y aura pas de découverte — deux paires identiques sur un document sont courantes et supprimer la moitié de la répartition en raison d'elles serait pire que de garder le silence.

Pour la découverte, il y a un bouton qui laisse le premier occurrence de chaque ensemble et supprime le reste. L'ensemble de la répartition change en une seule fois, car la suppression un par un déplacerait les numéros de ligne sous vos mains. Cela n'affectera pas les totaux : la base, la taxe ou le montant total ne changent pas, ils sont valides sur le document.

Attention aux documents où les articles sont dans une devise différente de celle des totaux. Les factures cloud facturent en dollars et ne convertissent que le total en euros ou en couronnes. Un nettoyage des articles répétés ne réparera donc pas entièrement ce document : la somme des articles et le total ne correspondent pas, car ils sont dans une autre devise. Pour la comptabilité, il est plus propre de laisser un article pour toute la facture dans un tel document.

Articles dans une devise différente de celle du total

Les factures étrangères du cloud sont facturées en dollars et ne convertissent que le total dans la devise de paiement : la répartition par services reste en USD, la base d'imposition et le montant à payer sont en euros ou en couronnes. Le document a une devise unique dans l'application, donc la somme des articles ne correspond pas à la base d'imposition, peu importe ce qui est corrigé.

Cela se remarque depuis la transcription du document, où la devise figure pour chaque montant. Pour un document qui n'a pas de transcription — facture électronique ou OCR désactivé — le contrôle ne s'active pas et la découverte standard sur la somme s'applique.

Pour qu'une découverte se produise, une devise étrangère doit apparaître au moins sur trois prix d'articles différents et la devise du document ne doit figurer sur aucun. Un document qui imprime les deux devises sur chaque ligne n'est qu'une conversion et ne produira pas de découverte.

L'application ne propose pas de correction, car la réponse correcte ne découle pas du document. Vous avez deux options :

1. Simplifier la devise du document et des articles à une seule, par exemple Services 8/2026 pour le montant de la base d'imposition. Dans ce cas, le montant qui sera effectivement payé par la comptabilité partira, et la répartition par services restera à l'original, qui est stocké avec le document. Pour la comptabilité, c'est ce qu'il y a de plus propre.
2. Reentrer le document dans la devise des articles y compris les totaux. Le document sera alors internement cohérent, mais le montant à payer et la taxe seront dans une devise différente de celle utilisée pour le paiement — ce qui doit être inclus dans la déclaration de TVA est celui du document.

Une découverte peut aussi être ignorée et le document confirmé. Dans ce cas, les articles partiront dans une devise et les totaux dans une autre, donc le programme calculera d'autres chiffres que ceux indiqués sur le document.

Le contrôle de la somme des articles ne s'active pas pour un tel document. Cela ne peut pas correspondre et un autre message sur le même sujet ne dirait rien de nouveau.

Comment clôturer une découverte

Deux possibilités :

1. Corriger la valeur. La découverte disparaît d'elle-même dès que le recalcul est terminé.
2. Laisser tomber. Lorsque la valeur est correcte et que la découverte est vaine — par exemple un fournisseur étranger avec un autre taux de TVA. Lors de la confirmation, une fenêtre affichant la liste des découvertes qui sont restées dans le document apparaîtra et vous les confirmerez simultanément. Ceux qui ne veulent pas de la fenêtre peuvent cocher Ne plus afficher ; il est possible de la réactiver dans les paramètres.

L'activité enregistrera qui a confirmé le document et si des données ont été modifiées.

Compte du fournisseur

La fraude la plus courante avec les factures ressemble à ceci : une facture arrive d'un fournisseur que vous connaissez, avec tout comme d'habitude, sauf que le numéro de compte est étranger. La somme de contrôle ne détecte rien, car le compte falsifié est généralement valide.

L'application se souvient donc pour chaque fournisseur des comptes sur lesquels vous l'avez payé, et si un autre arrive sur le document, cela est signalé comme une découverte. Ce n'est pas un blocage : les comptes changent réellement et le document doit être comptabilisé tel quel. La découverte peut simplement être approuvée lors de la confirmation comme n'importe quelle autre, et à partir de ce moment, le nouveau compte est également connu.

Ce qui vaut la peine de savoir :

• Le compte est mémorisé uniquement après la confirmation du contrôle. Pas par reconnaissance. Si la reconnaissance suffisait, une facture falsifiée enregistrerait son propre compte avant même que quelqu'un ne l'ouvre.
• La première facture du fournisseur ne signale rien. Il n'y a rien avec quoi comparer, elle définit seulement la base. C'est la même chose pour les banques.
• L'enregistrement national et l'IBAN du même compte constituent un seul compte. Une facture écrit 19-2000145399/0800, une autre CZ6508000000192000145399. Cela ne produit pas de découverte.
• Cela ne s'applique qu'aux documents reçus. Sur une facture émise, c'est votre propre compte.
• La découverte ne propose pas de correction. Remplacer le compte mémorisé par celui qui figure sur le papier serait comme un bouton « payez ailleurs que ce que dit la facture ». Vous devez décider de cela — et vérifier le nouveau compte ailleurs que sur cette facture.
• Les comptes connus sont visibles chez la contrepartie. Vous les trouverez dans le détail du fournisseur dans l'onglet Contreparties, ainsi que qui les a confirmés dernièrement. Vous pouvez également oublier la mémoire du fournisseur là-bas.

DIČ et registre des assujettis

Le DIČ du fournisseur et de l'acheteur est vérifié dans le registre européen VIES. Lorsque le registre ne répond pas, une découverte ne se produit pas — il n'est pas utile d'appeler le fournisseur en raison d'une panne à Bruxelles. Seuls les DIČ européens avec le préfixe de l'État sont vérifiés.

Votre propre DIČ n'est pas vérifié, vous connaissez votre statut d'assujetti. Le DIČ tchèque du fournisseur sur la facture sans TVA n'est pas vérifié : un non-assujetti peut avoir un DIČ, mais il n'est tout simplement pas dans le registre des assujettis.

Le registre VIES ne retourne que oui/non, nous ne comparons pas le nom de l'entreprise à cela. Le registre ARES est utilisé ailleurs — lors de la saisie de votre propre entreprise dans les paramètres.