Phát hiện và giải pháp

Phát hiện là câu nói về những gì không đúng trên tài liệu. Phát hiện không được trình duyệt tính toán, mà là máy chủ, vì vậy nó sẽ xuất hiện cả trên tài liệu từ biểu mẫu lẫn tài liệu được gửi qua API, và khách hàng API sẽ nhận được chúng cùng với dữ liệu.

Các loại phát hiện

Mỗi kiểm tra có thể được tắt trong cài đặt. Khi tắt, nó sẽ không được tính đến, vì vậy tài liệu sẽ không vào hàng đợi kiểm tra.

Điều gì sẽ không xảy ra với phát hiện

Phát hiện sẽ không tự sửa chữa. Ở những nơi có thể tính toán, một nút Sửa theo với giá trị sẽ được đề nghị, nhưng bạn sẽ phải điền nó. Đối với IČO, không có đề xuất khi nó chỉ có thể được nhận ra thông qua số kiểm tra: nó sẽ cho phép khoảng một trong mười một số ngẫu nhiên, vì vậy việc sửa tự động có thể tạo ra một IČO hợp lệ nhưng không phải của bạn. Một lỗi như vậy còn tồi tệ hơn so với một điều vô lý rõ ràng, vì không ai có thể nhận ra nó.

Một ngoại lệ là công ty mà trên tài liệu cũng có cả DIČ. Mã số thuế của công ty là CZ và IČO của nó, vì vậy giá trị đúng nằm ngay bên cạnh trên hóa đơn và không cần phải tính toán lại - ở đó sẽ có đề xuất. Đối với người tự do, điều này không áp dụng, họ có mã số thuế là số định danh cá nhân, và vì vậy IČO không được so sánh với DIČ.

Đề xuất cũng thiếu ở những nơi mà nếu tài liệu đã điền, sẽ tự mâu thuẫn. Đối với tổng số mục trên hóa đơn mà cơ sở cộng thuế cho ra tổng số, việc điền tổng sẽ phá vỡ mối quan hệ đó - do đó phát hiện vẫn giữ nguyên, nhưng giá trị sẽ không được đề xuất.

Mục lặp lại

Hóa đơn nhiều trang đôi khi liệt kê cùng một mục hai lần dưới các tiêu đề khác nhau: hóa đơn đám mây có chi tiết theo dịch vụ và sau đó một lần nữa theo tài khoản, hóa đơn của nhà khai thác theo dịch vụ và sau đó theo số điện thoại. Mô hình sẽ nhận được cả hai bảng và đọc cả hai, vì vậy mỗi mục sẽ xuất hiện hai lần trong dữ liệu, tổng số sẽ gấp đôi và sẽ gửi vào kế toán hai lần.

Phát hiện chỉ được tạo ra khi mỗi mục lặp lại bằng nhau và có ít nhất ba mục khác nhau. Một mục thêm vào hoặc thiếu đi và phát hiện sẽ không diễn ra - hai cặp giống nhau trên một hóa đơn là điều bình thường và việc xóa nửa chi tiết vì lý do đó sẽ tệ hơn là giữ im lặng.

Đối với phát hiện có nút cho phép giữ lại lần xuất hiện đầu tiên của mỗi tập hợp và xóa các lần khác. Toàn bộ chi tiết sẽ thay đổi cùng một lúc, vì việc xóa từng cái một sẽ làm thay đổi số dòng dưới tay. Tổng hợp sẽ không bị ảnh hưởng: cơ sở, thuế và tổng số không thay đổi, vẫn áp dụng cho tài liệu.

Lưu ý với các hóa đơn mà các mục có loại tiền khác với tổng. Hóa đơn đám mây tính phí bằng đô la và chỉ chuyển đổi tổng số sang euro hoặc korun. Việc dọn dẹp các mục lặp lại sẽ không sửa chữa toàn bộ hóa đơn như vậy: tổng số mục không khớp với tổng số vì nó ở loại tiền khác. Đối với một hóa đơn như vậy, sạch sẽ hơn khi để lại một mục cho toàn bộ hóa đơn.

Mục ở loại tiền khác với tổng

Hóa đơn nước ngoài từ đám mây tính phí bằng đô la và chỉ chuyển đổi tổng số sang loại tiền thanh toán: chi tiết theo dịch vụ sẽ vẫn ở USD, cơ sở thuế và số tiền phải thanh toán ở euro hoặc korun. Tài liệu chỉ có một loại tiền trong ứng dụng, vì vậy tổng số mục với cơ sở thuế không khớp, dù có làm gì đi nữa.

Nó có thể được nhận ra từ bản sao của tài liệu, nơi có loại tiền đứng cạnh mỗi số tiền. Đối với tài liệu không có bản sao - hóa đơn điện tử hoặc OCR đã tắt - việc kiểm tra sẽ không được kích hoạt và áp dụng phát hiện thông thường về tổng.

Để phát hiện xảy ra, phải có ít nhất ba giá của các mục với loại tiền khác nhau và loại tiền của tài liệu không được xuất hiện ở bất kỳ đâu. Tài liệu mà mỗi dòng in cả hai loại tiền chỉ là một phép tính và sẽ không tạo ra phát hiện.

Ứng dụng không đề xuất sửa chữa, vì câu trả lời đúng không xuất phát từ tài liệu. Bạn có hai lựa chọn:

1. Giữ loại tiền của tài liệu và làm cho các mục đơn giản thành một loại, ví dụ Dịch vụ 8/2026 cho số tiền từ cơ sở thuế. Số tiền sẽ được gửi vào kế toán, đó là số tiền thực sự được thanh toán, và danh sách theo dịch vụ sẽ giữ nguyên bản gốc, mà được lưu trong tài liệu. Đối với kế toán, đây là cách sạch nhất.
2. Chuyển đổi tài liệu sang loại tiền của các mục kể cả với tổng. Tài liệu sẽ nội bộ khớp, nhưng số tiền phải thanh toán và thuế sẽ ở loại tiền khác với loại tiền mà bạn thực hiện thanh toán - để kê khai VAT thì phải có số từ tài liệu.

Phát hiện cũng có thể để lại và xác nhận tài liệu. Trong kế toán, các mục sẽ được gửi đi trong một loại tiền và tổng trong loại tiền khác, vì vậy chương trình sẽ tính toán các số liệu khác nhau với những gì tài liệu đã ghi.

Kiểm tra tổng số mục sẽ không được khởi động đối với một tài liệu như vậy. Nó không thể khớp và thông báo thứ hai về cùng một điều sẽ không nói gì mới.

Làm thế nào để đóng phát hiện

Có hai cách:

1. Sửa giá trị. Phát hiện sẽ tự động biến mất khi việc tính toán hoàn thành.
2. Để nguyên. Khi giá trị đúng và phát hiện là không cần thiết - ví dụ nhà cung cấp từ nước ngoài có tỷ lệ VAT khác. Khi xác nhận, một cửa sổ sẽ hiện ra với danh sách phát hiện vẫn còn trong tài liệu, và bạn xác nhận chúng cùng một lúc. Ai không muốn cửa sổ đó, có thể đánh dấu Không hiển thị lại; có thể bật lại nó trong cài đặt.

Trong hoạt động, sẽ ghi lại ai đã xác nhận tài liệu và liệu có thay đổi dữ liệu hay không.

Tài khoản nhà cung cấp

Gian lận phổ biến nhất với hóa đơn trông như sau: một hóa đơn từ nhà cung cấp mà bạn biết đến, với mọi thứ như thường lệ, chỉ là số tài khoản lại sai. Tổng kiểm tra không thể phát hiện điều gì sai, vì tài khoản giả thường hợp lệ.

Vì vậy ứng dụng sẽ ghi nhớ với mỗi nhà cung cấp bạn đã thanh toán vào những tài khoản nào, và khi tài liệu đến với một tài khoản khác, nó sẽ báo cáo điều đó như một phát hiện. Đây không phải là việc ngăn chặn: tài khoản thực sự thay đổi và tài liệu cần được ghi lại như nó là. Phát hiện chỉ cần được chấp thuận khi xác nhận như bất kỳ điều gì khác, và từ đó trở đi tài khoản mới cũng sẽ được biết đến.

Những điều đáng ghi nhớ:

• Tài khoản chỉ được ghi nhớ khi xác nhận kiểm tra. Không phải khi nhận diện. Nếu chỉ cần nhận diện, hóa đơn giả sẽ tự động ghi lại tài khoản của nó trước khi bất kỳ ai mở nó.
• Hóa đơn đầu tiên của nhà cung cấp không báo cáo điều gì. Không có gì để so sánh, chỉ định cơ sở. Ngân hàng cũng vậy.
• Ghi chú nội địa và IBAN của cùng một tài khoản là một tài khoản. Một hóa đơn ghi 19-2000145399/0800, hóa đơn khác ghi CZ6508000000192000145399. Không phát hiện từ đó.
• Chỉ áp dụng cho các tài liệu nhận. Trong hóa đơn phát hành, có tài khoản của chính bạn.
• Phát hiện không đề xuất sửa chữa. Việc thay thế tài khoản đã được ghi nhớ bằng tài khoản trên giấy sẽ là nút "trả tiền ở nơi khác với những gì hóa đơn nói". Bạn phải tự quyết định - và kiểm tra tài khoản mới ở nơi khác không phải là trong hóa đơn đó.
• Các tài khoản đã biết có thể thấy ở bên đối tác. Bạn có thể tìm thấy chúng trong chi tiết nhà cung cấp ở tab Đối tác, với ai đã xác nhận lần cuối. Cùng nơi đó có thể quên đi bộ nhớ của nhà cung cấp.

DIČ và đăng ký người nộp thuế

DIČ của nhà cung cấp và khách hàng được xác minh trong đăng ký châu Âu VIES. Khi đăng ký không phản hồi, phát hiện sẽ không xảy ra - không có ý nghĩa gì khi gọi cho nhà cung cấp vì sự cố ở Brussels. Chỉ xác minh DIČ châu Âu với tiền tố quốc gia.

DIČ của riêng bạn không được xác minh, bạn biết tư cách người nộp thuế của mình. DIČ của nhà cung cấp trên hóa đơn không có VAT cũng không được xác minh: người không nộp thuế có thể có DIČ, chỉ là không có trong đăng ký người nộp thuế.

Đăng ký VIES chỉ trả về có/không, chúng tôi không so sánh tên công ty với nó. Sổ đăng ký ARES được sử dụng ở nơi khác - khi điền thông tin cho công ty của bạn trong cài đặt.