खोजें और उनके समाधान
खोज वह वाक्य है जो दस्तावेज़ में गलतियों को दर्शाती है। खोजों को ब्राउज़र नहीं गिनता, बल्कि सर्वर करता है, इसलिए यह प्रमाणीकरण से प्राप्त दस्तावेज़ों और API के माध्यम से आने वाले दस्तावेज़ों दोनों पर समान रूप से उत्पन्न होता है, और API क्लाइंट इसे डेटा के साथ प्राप्त करता है।
खोजों के प्रकार
| खोज | क्या देखता है |
|---|---|
| आइटम का योग | आइटम कर का आधार नहीं देते हैं (रसीद पर कुल राशि); अग्रिम का घटाव नहीं गिना जाता |
| पंक्ति गणित | मात्रा गुणा कीमत पंक्ति की कीमत नहीं देती |
| सारांश | आधार और कर कुल राशि नहीं देते; VAT सारांश दिखाएगा कि कौन सा फ़ील्ड गलत है |
| गायब सारांश | आइटम पढ़े गए, सारांश नहीं |
| दोहराए गए आइटम | समान विवरण दस्तावेज़ में कई बार है |
| आइटम की मुद्रा | आइटम की कीमतों में सारांश से अलग मुद्रा में है |
| VAT दर | दर, जो चेक गणराज्य में जारी करने की तारीख पर मान्य नहीं थी |
| मुद्रा | त्रि-पद कोड नहीं है, जैसे "Kč" के बजाय "CZK" |
| IČO | नियंत्रण संख्या गलत है, चेक कंपनी के पास आठ अंक नहीं हैं, या IČO उस पक्ष के DIČ से मेल नहीं खाता |
| कर दरों के खिलाफ | आइटम की दरों से निकलने वाला कर, जो दस्तावेज़ में दर्शाया गया है, से अलग है |
| IBAN | नियंत्रण योग गलत है |
| विक्रेता खाता | दस्तावेज़ पर एक अलग खाता है, जिस पर विक्रेता को भुगतान किया गया था |
| तारीख | पढ़ने योग्य नहीं है, या इसका वर्ष बेतुका है |
| डेटा क्रम | देय तिथि जारी होने से पहले है |
| परिवर्तनीय प्रतीक | OCR से दस्तावेज़ के प्रेषण में नहीं है |
| दिशा | कंपनी के नाम के अनुसार, आप दस्तावेज़ पर विपरीत दिशा में हैं |
| दस्तावेज़ का प्रकार | फ़ोल्डर दूसरे प्रकार का निर्धारित करता है, जबकि मॉडल ने अलग पढ़ा |
| दस्तावेज़ का प्रकार | दस्तावेज़ उस प्रकार से मेल नहीं खाता, जिससे इसे संसाधित किया गया |
| प्रारूप | चुने गए प्रारूप में दस्तावेज़ के प्रकार को परिवर्तित नहीं किया जा सकता |
| प्रतिलिपि | समान विक्रेता और दस्तावेज़ नंबर पहले से ही आर्काइव में है |
| DIČ | यह VIES रजिस्टर के अनुसार VAT के लिए पंजीकृत नहीं है |
हर जाँच को सेटिंग में बंद किया जा सकता है। जब यह बंद होता है, तो इसे बिल्कुल नहीं गिना जाता, इसलिए इसके अनुसार दस्तावेज़ भी जाँच के लिए कतार में नहीं आता।
खोज के साथ क्या नहीं होता
खोज कभी भी अपने आप ठीक नहीं होती। जहाँ यह गणना की जा सकती है, सुधारें पर बटन एक मान के साथ आजीविका पेश करता है, लेकिन आपको इसे भरना होगा। IČO के लिए प्रस्ताव नहीं किया जाता जब यह केवल नियंत्रण संख्या के आधार पर पहचाना जाता है: यह लगभग हर ग्यारहवें यादृच्छिक संख्या को निकालता है, इसलिए स्वचालित सुधार मान्य, लेकिन संबंधित IČO उत्पन्न कर सकता है। ऐसा त्रुटि एक दृश्यमान बेतुके से अधिक गंभीर है, क्योंकि इसे कोई पहचान नहीं सकता।
एक अपवाद उन कंपनियों के लिए है जिनके दस्तावेज़ में DIČ भी होता है। कंपनी का कर संख्या CZ और उसका IČO है, इसलिए सही मान दस्तावेज़ पर थोड़ी दूर है और कुछ भी फिर से जोड़ने की जरूरत नहीं है — वहाँ प्रस्ताव पेश किया जाएगा। एक उद्यमी के लिए यह लागू नहीं होता, उसके पास DIČ में व्यक्तिगत संख्या होती है, इसलिए IČO और DIČ का आपस में कोई तुलना नहीं की जाती।
जहाँ प्रस्ताव गायब है वहाँ भी जहाँ दस्तावेज़ वहां उसके उपयोग के बाद विरोधाभासी हो जाएगा। उन दस्तावेज़ों में आइटम के योग पर, जिसका आधार और कर कुल राशि देते हैं, संख्या डालने से यह संबंध विखंडित हो जाएगा — इसलिए खोज बनी रहेगी, लेकिन मान का प्रस्ताव नहीं दिया जाएगा।
दोहराए गए आइटम
कई पृष्ठों पर दस्तावेज़ कभी-कभी समान आइटमों को अलग शीर्षकों के तहत दो बार प्रस्तुत करता है: क्लाउड चालान में सेवाओं के अनुसार विवरण होता है और फिर फिर से खातों के अनुसार, ऑपरेटर चालान में सेवाओं के अनुसार और फिर फोन नंबरों के अनुसार। मॉडल दोनों तालिकाओं को प्राप्त करता है और दोनों को पढ़ता है, इसलिए प्रत्येक आइटम डेटा में दो बार है, योग दो गुना आता है और यह लेखांकन में दो बार चला जाएगा।
खोज केवल तब उत्पन्न होती है जब प्रत्येक आइटम समान रूप से बार-बार दोहराया जाता है और विभिन्न आइटमों की संख्या कम से कम तीन हो। यदि एक और आइटम अधिक या गायब है, तो खोज उत्पन्न नहीं होगी — एक ही दस्तावेज़ पर दो समान युग्म सामान्य होते हैं और उनके कारण आधे विवरण को हटाना चुप रहना अधिक होगा।
खोज वाले दस्तावेज़ में, बटन है जो प्रत्येक सेट से पहलेOccurrence को छोड़कर बाकी हटा देता है। यह एक बार में पूरे विवरण को बदलता है, क्योंकि एक-एक करके हटाना पंक्तियों की संख्या को हाथ में हिला देगा। सारांशों पर इसका कोई प्रभाव नहीं पड़ेगा: आधार, कर या कुल राशि नहीं बदलेगी, जो दस्तावेज़ पर लागू होती है।
मुद्राओं के मामले में सावधान रहें जहाँ आइटमों की मुद्रा सारांश से भिन्न है। क्लाउड चालान डॉलर में होते हैं और केवल सारांश को यूरो या क्रोन में परिवर्तित करते हैं। दोहराए गए आइटमों को साफ करना वह दस्तावेज़ पूरी तरह से ठीक नहीं करता: आइटमों के योग के साथ सारांश मेल नहीं खाता, क्योंकि यह अलग मुद्रा में है। ऐसे दस्तावेज़ में लेखांकन के लिए एक आइटम को पूरी चालान के लिए छोड़ना अधिक स्वच्छ है।
ऐसे आइटम जो सारांश से भिन्न मुद्रा में हैं
विदेशी चालान क्लाउड से डॉलर में मंथन करते हैं और केवल कुल के लिए भुगतान की मुद्रा में बदलते हैं: सेवाओं के अनुसार विवरण USD में रहता है, कर का आधार और देय राशि यूरो या क्रोन में होती है। दस्तावेज़ में केवल एक मुद्रा है, इसलिए आइटम का कुल योग कर के आधार के साथ मेल नहीं खाता, चाहे कुछ भी सही क्यों न किया जाए।
यह दस्तावेज़ की प्रतिलिपि से पहचाना जा सकता है, जहाँ प्रत्येक राशि के साथ मुद्रा होती है। ऐसे दस्तावेज़ पर, जिसके पास प्रतिलिपि नहीं है — इलेक्ट्रॉनिक चालान या बंद OCR — जाँच नहीं चलेगी और यह सामान्य खोज के योग पर लागू होगी।
खोज उत्पन्न होने के लिए, विदेशी मुद्रा को कम से कम तीन विभिन्न आइटम कीमतों के साथ होना चाहिए और दस्तावेज़ की मुद्रा में कोई भी नहीं होनी चाहिए। दस्तावेज़ जो प्रत्येक पंक्ति पर दोनों मुद्राओं को प्रदर्शित करता है, केवल एक रूपांतरण है और खोज उत्पन्न नहीं करेगा।
आवेदन कोई सुधार नहीं पेश करता, क्योंकि दस्तावेज़ से सही उत्तर उत्पन्न नहीं होता। आपके पास दो विकल्प होते हैं:
- दस्तावेज़ की मुद्रा और आइटम को एक में सरल बनाना, जैसे सेवाएँ 8/2026 कर के आधार से राशि के लिए। लेखांकन में ऐसा आधा शुद्धता से चल जाएगा, और सेवाओं के अनुसार विवरण उसके मूल में रहेगा, जिसे दस्तावेज़ में संग्रहित किया गया है। लेखांकन के लिए यह सबसे स्वच्छ है।
- दस्तावेज़ को आइटम की मुद्रा पर सारांश सहित पुनः लिखना। दस्तावेज़ तब आंतरिक रूप से मेल खाएगा, लेकिन देय राशि और कर उस मुद्रा में होंगे, जिसमें भुगतान किया जा रहा है — VAT रिटर्न में दस्तावेज़ में दर्शाई गई राशि शामिल होती है।
खोज को भी छोड़ सकते हैं और दस्तावेज़ को पुष्टि कर सकते हैं। लेखांकन में तब आइटम एक मुद्रा में चले जाएंगे और सारांश दूसरी में, इसलिए कार्यक्रम दस्तावेज़ में दर्शाई गई संख्या से अलग अन्य संख्याएँ निकालेगा।
ऐसे दस्तावेज़ में आइटमों के योग की जाँच शुरू नहीं होती है। यह मेल नहीं खा सकता और उसी बारे में दूसरी सूचना कुछ नया नहीं बताएगी।
खोज को अंतिम रूप कैसे दें
दो रास्ते:
- मान को सुधारें। खोज अपने आप विलीन हो जाएगी, जैसे ही पुनर्गणना पूरी होती है।
- छोड़ दें। जब मान सही है और खोज निरर्थक है — जैसे कि विदेशी विक्रेता के साथ अलग VAT दर। पुष्टि करते समय एक विंडो दिखाई देगी जिसमें उन खोजों की सूची है जो दस्तावेज़ में बनी रहती हैं, और आप उन्हें एक साथ पुष्ट करते हैं। यदि कोई विंडो नहीं चाहती है, तो फिर से न दिखाएं पर टिक करें; इसे सेटिंग में फिर से चालू करना संभव है।
गतिविधि में लिखा जाएगा कि किसने दस्तावेज़ की पुष्टि की और क्या उसने डेटा पर छेड़छाड़ की।
विक्रेता खाता
विभिन्न चालानों के साथ सबसे आम धोखाधड़ी ऐसा दिखाई देती है: एक चालान एक ऐसे विक्रेता से आता है जिसे आप जानते हैं, हर चीज के साथ सामान्य रूप से, केवल खाता नंबर अज्ञात है। इस पर नियंत्रण योग कुछ नहीं बताता, क्योंकि धोखाधड़ी खाता सामान्यतः मान्य होता है।
इसलिए आवेदन प्रत्येक विक्रेता के लिए याद रखता है, कि आप उसे कहाँ भुगतान कर चुके हैं, और जब दस्तावेज़ पर एक अलग आता है, तो यह इसे एक खोज के रूप में रिपोर्ट करेगा। यह ब्लॉक नहीं है: खाते वास्तव में बदलते हैं और दस्तावेज़ को उसी प्रकार दर्ज करना पड़ता है जैसे कि वह है। उस समय खोज को किसी अन्य की तरह पुष्टि करते हुए स्वीकार कर लेना पर्याप्त है, और तब से नया खाता भी ज्ञात है।
इस बारे में जानने की लायक कुछ बातें:
- खाता पुष्टि से याद रहता है। पहचानने से नहीं। यदि पहचान करना पर्याप्त होता, तो धोखाधड़ी चालान अपने खाते को स्वयं पंजीकरण करता, इससे पहले कि कोई इसे खोले।
- पहली विक्रेता की चालान कुछ नहीं रिपोर्ट करती। तुलना करने के लिए कुछ नहीं है, केवल आधार निर्धारित करता है। बैंकों में भी ऐसा होता है।
- स्थानीय लेखा और उसी खाता का IBAN एक ही खाता है। एक चालान में
19-2000145399/0800, दूसरी मेंCZ6508000000192000145399लिखा है। इससे कोई खोज नहीं उत्पन्न होगी। - यह केवल प्राप्त चालानों के लिए है। जारी चालान में आपका खुद का खाता होता है।
- खोज सुधार नहीं पेश करती। पंजीकृत खाता को कागज़ पर लिखे गए खाते के बजाय डालना "चलान में जो कहा गया है, उससे अलग भुगतान करें" का एक बटन होगा। यह निर्णय आपको करना होगा — और उस चालान पर नए खाते की पुष्टि करनी होगी।
- ज्ञात खाते प्रतिपक्ष पर देखे जा सकते हैं। इन्हें आप प्रतिपक्ष टैब में विक्रेता के विवरण में पाएंगे, साथ में यह भी कि किसने इसे हाल ही में पुष्टि की। वहाँ से आपको विक्रेता की याददाश्त को भुलाने की अनुमति भी है।
DIČ और करदाताओं का रजिस्टर
विक्रेता और खरीदार का DIČ यूरोपीय रजिस्टर VIES में मान्य किया जाता है। जब रजिस्टर तत्काल उत्तर नहीं देता है, तो खोज उत्पन्न नहीं होती — ब्रुसेल्स में आउटेज के कारण विक्रेता को कॉल करना निरर्थक है। केवल राज्य की पूर्वफलक के साथ यूरोपीय DIČ की जाँच की जाती है।
आपका खुद का DIČ मान्य नहीं होता, आप अपनी पंजीकरणता को जानते हैं। चेक दस्तावेज़ पर डीआईसी भी मान्य नहीं होता है: गैर-करदाता DIČ रख सकता है, लेकिन वह करदाता रजिस्टर में नहीं होता।
VIES रजिस्टर केवल हाँ/नहीं लौटाता है, हम कंपनी के नाम की तुलना नहीं करते। रजिस्टर ARES अन्य स्थानों पर उपयोग किया जाता है — सेटिंग में अपनी कंपनी भरने के लिए।