Teilen eines Ordners
Ein Ordner kann mit einem anderen Benutzer von ParseDoc geteilt werden. Typischerweise mit einem externen Buchhalter oder mit einem Kollegen, der die Dokumente erfasst. Teilen kann nur ein Konto mit einem kostenpflichtigen Tarif; ein Gast benötigt keinen Tarif.
Ebenen
| Ebene | Erlaubt |
|---|---|
| Nur Lesen | Dokumente ansehen, herunterladen und exportieren |
| Dokumentenkontrolle | Zudem Dokumente im Prüfvorgang bestätigen und zurückgeben |
| Voller Zugriff | Zudem Dokumente hinzufügen, löschen, umbenennen und erneut verarbeiten |
Die Ebene Dokumentenkontrolle ist die, die Sie dem Buchhalter geben möchten. Sie ermöglicht es ihm, die Dokumente zu überprüfen und zu bestätigen, erlaubt jedoch nicht, sie zum Ordner hinzuzufügen oder daraus zu löschen.
Der Ordner bleibt auch bei vollem Zugriff im Besitz des Eigentümers: Er kann ihn umbenennen, archivieren, seine Standardeinstellungen ändern oder weitere Personen einladen; der Gast kann dies nicht.
Einladung
Das Teilen erfolgt in der Verwaltung der Ordner über eine E-Mail-Einladung. Ein Ordner kann maximal mit fünf Personen geteilt werden. Der Eingeladene muss im Voraus kein Konto haben – die Einladung wird seinem Konto zugeordnet, sobald er sich mit dieser E-Mail-Adresse anmeldet.
Der Gast erhält eine E-Mail über die Einladung von der Adresse noreply@parsedoc.dev, auch wenn er bei uns noch kein Konto hat. In der Anwendung wird ihm die Einladung sofort nach der Anmeldung im Fenster angezeigt, und wenn er Telegram verbunden hat, wird ihm auch ein Bot darüber informieren. Der Gast kann die Einladung annehmen oder ausblenden – eine ausgeblendete Einladung bleibt registriert und der Eigentümer sieht sie als Vom Gast ausgeblendet.
Bis die andere Partei die Einladung annimmt, wird sie als ausstehend angezeigt. Wenn der Gast die Einladung annimmt, erhalten Sie eine E-Mail. Der Eigentümer kann jederzeit die Ebene ändern oder das Teilen widerrufen; die Dokumente verschwinden dadurch nicht, sie werden nur nicht mehr vom Gast angezeigt.
Credits beim Teilen
Der Kredit gehört dem, dem der Ordner gehört, nicht dem, der das Dokument hochgeladen hat. Das Dokument gehört dem Eigentümer und in seinen Aktivitäten ist sichtbar, wer es hinzugefügt hat. Wenn der Eigentümer auf den Tarif Free wechselt, wird das Teilen ausgesetzt und nach der Zahlung wird es wieder aktiv.
Was der Eingeladene nicht sieht
Nur den geteilten Ordner, in der Übersicht mit dem Badge Geteilt mit .... Er sieht keine anderen Ordner, keine Kontoeinstellungen, keine Abrechnung, keine Verbindung zur Buchhaltung und keine Aktivitäten des Eigentümers. Dokumente aus dem geteilten Ordner werden nicht in seinen Berichten gezählt und gelöschte Dokumente aus dem geteilten Ordner kann nur der Eigentümer aus dem Papierkorb wiederherstellen.