Upozornění e-mailem a do Telegramu
Když se v účtu stane něco, o čem byste měli vědět, i když zrovna nejste v aplikaci, dá vám aplikace vědět sama. Kudy, si nastavíte u každého upozornění zvlášť v Nastavení → Upozornění: e-mailem na adresu účtu, do Telegramu, obojím, nebo vůbec.
Upozornění jsou v tabulce po skupinách. U každého je zaškrtávátko pro E-mail a pro Telegram. Pomlčka znamená, že tímhle kanálem to upozornění nechodí. Změna platí hned a zapíše se do aktivity, takže se dá dohledat, kdo a kdy upozornění vypnul.
Co chodí a kudy
| Upozornění | Kdy přijde | Telegram | |
|---|---|---|---|
| Zpracovaný doklad | jak dopadlo zpracování dokladu, víc dokladů po sobě jednou zprávou | nechodí | vypnuto |
| Doklady se blíží ke smazání | měsíc a týden předtím, než dokladům uplyne doba uchování | zapnuto | vypnuto |
| Připomínka splatností | ráno v 7:00, viz Splatnosti | nechodí | vypnuto |
| Ranní souhrn | ráno v 7:00, viz Ranní souhrn | zapnuto | nechodí |
| Docházející kredity | zůstatek klesne pod desetinu měsíčního přídělu, a znovu když dojde | zapnuto | vypnuto |
| E-mail od nepovoleného odesílatele | do podatelny přijde pošta od adresy, která není mezi povolenými | zapnuto | vypnuto |
| Propojení s účetnictvím přestalo fungovat | hromadné odeslání narazí na vypršelý nebo odvolaný přístup | zapnuto | vypnuto |
| Webhook se nedaří doručit | výsledek dokladu nedojde ani po všech pokusech, zhruba za čtyři a půl hodiny | zapnuto | vypnuto |
| API klíč brzy vyprší | dva týdny před koncem platnosti klíče | zapnuto | vypnuto |
| Pozvánka do šanonu | někdo vám nasdílí šanon | vždy | zapnuto |
| Přijatá pozvánka | host poprvé přijme pozvánku do vašeho šanonu | zapnuto | vypnuto |
| Nový API klíč a změna webhooku | v účtu vznikne API klíč nebo uložíte novou adresu webhooku | vždy | vypnuto |
Sloupce E-mail a Telegram ukazují výchozí stav, dokud si nic nezměníte.
Do Telegramu chodí ve výchozím stavu jen pozvánky do šanonů. Bot má být nástroj, ne upozorňovač: kdo chce, zapne si u upozornění Telegram sám. Zprávy jdou do všech propojených chatů, které nejsou pozastavené. Bez propojeného chatu nemá Telegram kam psát a sekce na to upozorní. Jak chat propojit, je v Příjmu dokladů.
Co vypnout nejde
Dvě upozornění chodí e-mailem vždy:
- Nový API klíč a změna webhooku. API klíč i webhook otevírají data dokladů někomu mimo aplikaci. Kdyby je změnil někdo jiný než vy, třeba s ukradeným přihlášením, vypnul by si upozornění jako první.
- Pozvánka do šanonu. Míří na pozvanou adresu, a ta účet mít nemusí. E-mail je pro ni jediná cesta, jak se o pozvánce dozvědět.
Do Telegramu jdou obě zapnout i vypnout.
Doklady se blíží ke smazání
Při době uchování rok a delší přijde první upozornění měsíc předem, aby byl čas na export do účetnictví nebo domluvu s účetní. Druhé přijde týden předem. Na tarifu Free, kde se doklady drží třicet dní, přijde jen to týdenní: měsíc předem by znamenalo hned po nahrání.
V upozornění je počet dokladů, den, kdy se začnou mazat, a odkaz do výpisu dokladů na dny, kdy byly nahrané. Tam je jde vybrat a hromadně stáhnout nebo odeslat do účetnictví. Upozornění se zapíše i do aktivity, a to i tehdy, když ho máte e-mailem i do Telegramu vypnuté.
Nahráváte-li doklady průběžně, přijde upozornění skoro každý den: každý den se blíží ke smazání doklady nahrané před rokem. Kdo to nepotřebuje, nechá si ho jen v aktivitě a oba kanály vypne.
Zpracovaný doklad
Zprávy o zpracovaných dokladech chodí jen do Telegramu. Po zapnutí se pod řádkem ukážou dvě skupiny zaškrtávátek:
- Kanály — o dokladech odkud: z aplikace, přes API, e-mailem nebo Telegramem.
- Výsledky — hotovo, hotovo s varováním (třeba nesedí součty položek), chyba.
Po prvním zapnutí jsou zaškrtnuté všechny kanály a výsledky, které si žádají pohled, tedy varování a chyba. Zpráva o každém hotovém dokladu je u většího provozu spíš šum.
Doklady hotové krátce po sobě přijdou jednou zprávou. Bot po každém hotovém dokladu počká dvě minuty, jestli nedoběhne další, a teprve pak napíše. Jeden doklad tak ohlásí skoro hned a dávku dvaceti faktur z e-mailu jedním souhrnem. Když doklady dobíhají bez přestávky, přijde souhrn nejpozději čtvrt hodiny po prvním z nich.
V souhrnu je počet dokladů podle výsledku. Jménem jsou vypsané jen ty s varováním nebo chybou, u chyby i s důvodem, na úspěšné stačí počet. Souhrn obsahuje jen doklady, které odpovídají zaškrtnutým kanálům a výsledkům.
Kdy upozornění znovu
Každé upozornění přijde jednou, když k němu vznikne důvod, ne s každou další událostí:
- Kredity znovu, až po dobití nebo obnově zase vystoupají.
- Nepovolený odesílatel u dalšího nového odesílatele, nejvýš jednou denně. Kdyby adresa podatelny unikla ke spammerům, každý z nich by jinak znamenal zprávu. Všechny odmítnuté e-maily najdete v aktivitě.
- Propojení s účetnictvím a webhook znovu až po dalším výpadku, tedy po propojení nebo doručení, které zase projde.
- API klíč, smazání dokladů a pozvánky u dalšího klíče, dokladů nebo pozvánky.
E-maily chodí z adresy noreply@parsedoc.dev. Na odpověď na ně nikdo nečte.